Vindøldalen

Dato: 12. mai.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Svein Jostein Solem

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Paula Ranes, Inger Fløystad, Svein Jostein Solem
Forfall: Jon Moen, Knut Smit-Øvland

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

Sak nr 11/12

Gjennomgang av referat fra forrige gang og oppfølgingspunkter:

Forrige møte omhandlet primært planlegging av påskearrangementet. Derfor ingen særskilte oppfølgingspunkter fra dette styremøtet.

Medlemskontingent 2012: Inger har startet utsending av medlemsbevis forløpende til de som har betalt kontingent. Pr 12. mai har 26 medlemmer betalt. Purring blir sendt ut etter at betalingsfristen er utløpt.

Hjemmesiden/Facebook: Link til hjemmesiden www.vindoldalen.no legges også ut på facebook. Svein Jostein gis adm.rettigheter. Bilder fra Påskeaften legges ut

Ansvarlig: Inger, Jon

Sak nr 12/12

Evaluering av påskearrangement.

Arrangementet ble gjennomført i brukbart vær med ca 40 besøkende. Gjennomføringen gikk som planlagt med hensyn til utstyr, premier, mat, oppkjøring av skiløyper. Evt arrangement til neste år kan gjerne gjennomføres etter samme modell. Alle plakater om arrangementet ble tatt ned dagen etterpå.

Sak nr 13/12

Rasteplasser.

Styret ønsker å gå til innkjøp av 3-4 benker/bord som kan utplasseres langs Indre Vindøldalsveg. Kostnad pr benk ligger på ca 3000,- pr stk.  Det er fortsatt noe uavklart med aktuelle grunneiere om tillatelse. Endelig beslutning tas når dette er i orden.

Ansvarlig: Jon

Det skal søkes om støtte til innkjøp fra Gjensidige Surnadal. Dersom støtte ikke gis, bekoster hytteforeningen innkjøpet selv.

Ansvarlig: Svein Jostein

Sak nr 14/12

Pinsearrangement 2012

Det er bestemt at hytteforeningen skal bidra til et pinsearrangement lørdag 26.mai. Det skal være et samarbeid mellom hytteforeningen og Paul Arne Møllenhus/Ole Moe. Disse har de siste årene gjennomført et «uformelt» arrangement ved utløpet av Harrangsdalsbekken med grilling og bålbrenning. Hytteforeningen bidrar med informasjon til medlemmer og andre brukere av dalen, grillkull og tennvæske. Alle tar med mat og drikke selv.

Ansvarlig: Bjørn

Det kan bli aktuelt med bistand fra styret til å samle materiale til pinsebålet. Dette gjøres på pinseaften formiddag.

Ansvarlig: Alle

Det legges ut informasjon på hjemmesiden og facebook samt opphenging av plakater. Bjørn lager informasjonsskriv, Inger sender ut dette til medlemmene, Paula henger opp plakater.

Ansvarlig: Jon, Bjørn, Inger, Paula

Arrangementet starter kl 1700.

Sak nr 15/12

Eventuelt

Årsmøte 2012:
Dato for årsmøtet er satt til 15. september 2012.
Sted: Kulturhuset, Vårsøg Hotell.
Tid: 1400 – 1600
Paula reserverer møterom.

Utsending av årsmøteinnkalling må skje senest 25. august. Regnskap og budsjett skal legges ved innkallingen. Ansvarlig: Jon og Inger.

Varsel om innsending av årsmøtesaker må sendes ut tidligere. Jon sjekker tidspunkt for dette. Ansvarlig: Jon.

Økonomi:
Det er muligheter for å søke Surnadal kommune om midler til kultur og fritidsaktiviteter. Dette betinger imidlertid at foreningen er registrert i Frivillighetsregisteret. Hytteforeningen har søkt om registrering tidligere, men fikk avslag grunnet i formulering i vedtektene. Det bør fremmes som en årsmøtesak vedtektsendring om at hytteforeningen ikke kun skal arbeide for medlemmene, men for alle brukere av Vindøldalen.

Redskapsbu:
Det foreligger nå byggetillatelse for reising av en redskapsbu ved Pebua. Styret er imidlertid nå noe usikker på behovet for en slik bu, og ønsker å drøfte dette videre med aktuelle interessenter. Det gjøres derfor ingen endelig beslutning ennå om styret skal gå videre med dette arbeidet.

Neste styremøter:
Det gjennomføres et styremøte før sommerferien der oppgavene blir å planlegge og beslutte arbeidet med rasteplasser og innkjøp av benker. Dette betinger imidlertid at det er blitt gjort avklaringer med grunneiere, og at det foreligger en status med støtte fra Gjensidige Surnadal. Møtet ble berammet til 9. juni. 1600 – 1800 på hytta til Svein Jostein.

Det gjennomføres også et siste styremøte før årsmøtet den 11. august 2012. (1600-1800 på hytta til Svein Jostein). Møtet brukes til å planlegge årsmøtet; innkalling, forslag til vedtektsendring, budsjettbehandling).

Ref: Bjørn Lund

Dato: 3.2.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Kulturhuset v/ Vårsøg Hotell

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Svein Jostein Solem, Paula Ranes, Jon Moen, Knut Smit-Øvland
Forfall: Inger Fløystad – (vararepresentant Berit Rannveig Kvernberg var også varslet, men hadde ikke anledning til å delta).

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

Sak nr 01/12

Referat for styremøte 14.okt 2011.

• Sak.24/11 – Paula har snakket med Ingebrigt Røv og fått tillatelse til å bruke infotavlene for sette opp/henge opp infoskriv. Ingebrigt poengterer at det er viktig at plakater/infoskriv blir tatt ned etter endt arrangement.
• Sak 25/11 – Bjørn har laget et skriv, se sak 06/12.
• Sak 26/11 – se sak 03/12
• Sak 27/11 – Prosjekt Gapahuk – legges på is inntil videre.
• Sak 30/11 – Vurdere om møtene skal legges til lørdag istedenfor fredag. Avgjøres fra gang til gang. Møtedatoene ellers opprettholdes.

Sak nr 02/12

Hjemmesiden – status

Bjørn vil følge opp med Ruben i forhold til hvem eier hjemmesiden, og videre få tak i ”kodene” for programmering. Jon sender de linker som han fikk fra Ruben. Jon sjekker hjemmesiden og gir Ruben tilbakemelding på rettelser ang. telefonnr. og mailadresser til oss i styre.

Ansvarlig: Bjørn, Jon

Sak nr 03/12

Redskapsbu Pebua – Status

Surnadal kommune har gitt byggetillatelse av redskapsbu på 10 kvm og vil bli varslet når arbeidet igangsettes. Paul Arne Møllenhus har ordnet med en skriftlig avtale med grunneier om leie av grunn til redskapsboden.

Hva skal/kan redskapsbua brukes til i tillegg til? Hovedformål må være oppbevaring av grillutstyr og annet utstyr til bruk ved hytteforeningens arrangementer.

Beslutning at nøkkel administreres av hyttestyres medlemmer.

Det ble videre besluttet at oppføring skal skje med dugnadsinnsats og at materialer skaffes så billig som mulig. Det kan være aktuelt med sponsing fra aktuelle firma – videre at aktuelle materialrester liggende etter byggeprosesser på hytter etc.
Besluttet at Bjørn tar kontakt med sin hyttenabo Andres Fiske for å få en materiell beregning på redskapsboden.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 04/12

Høringssak traktorveg – Røstadbekken

Søknad om etablering av traktorveg ved Røstadbekken. Hytteforeningen fikk denne saken til uttalelse med kort frist (en mnd). Dette ble elektronisk saksbehandlet av medlemmene i styret. Styret gav en positiv tilbakemelding. Aktuelle hytteeiere som ville bli berørt av en eventuell etablering av veg hadde gitt positiv tilbakemelding.
Søknaden ble avslått av kommunen med sterke føringer fra Fylkesmannen. Grunneier vil ikke anke saken.

Saken reiser noen prinsipielle momenter hva hytteforeningen i slike sak bør forholde seg. Hva skal vi uttale oss i forhold til? Kanskje skal hyttestyret i framtiden benyttet seg av epost fra medlemmene i hytteforeningen som kanskje hadde kommet med et annet syn enn de hytteeierene omkring den omsøkte vegen. Det er ønskelig med en tilbakemelding fra medlemmene omkring dette.

Sak nr 05/12

Vindøldalsvegen – vedlikehold

Hyttestyret har fått henvendelse fra medlemmer i hytteforeningen og spørsmål om sikkerhet og vedlikehold på vegen fra grusuttaket ned til bommen. Hyttestyret ser det er Vegstyret som er eier av veien og at en henvendelse omkring dårlig vedlikehold og et spørsmål omkring sikkerhet må rettes til Vegstyret som i neste omgang videreformidler denne henvendelsen til fa. Mikkelsen. Fa. Mikkelsen, som tar ut grus, har ansvar for brøyting og vedlikehold på denne strekningen.

Det ble besluttet at formann Bjørn vil ta en kontakt med fa. Mikkelsen for å få info om status og planer framover.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 06/12

Medlemskontingent 2012 –infoskriv – ajourføring av medlemsliste.

Medlemskontingent for 2012 vil bli sendt ut. Betalt årskontingent vil gi medlemsrabatt på enkelte bedrifter. Viser til beskrivelse av dette på hjemmesiden.

Bjørn har laget et infoskriv til medlemmene som vil bli sendt ut sammen med referat fra siste møte. Styre bes snarest gi tilbakemelding på skrivet før utsending. Inger og Jon har jobbet med e-postadresser til medlemmene og er à jour. Inger har en oppdatert liste som vil bli sendt ut til styre. Dette vil lette kommunikasjon til medlemmene.

Ansvarlig: alle

Sak nr 06/12

Eventuelt –

Bjørn stiller spørsmålet omkring benkene som er satt ut innover dalen. Disse er meget populære og men vil etter hvert ha behov for vedlikehold. Jon tar kontakt med Lars Børset Røv om dette for å få rede på status og ev. planer. Hytteforening vil her vurdere en ev. bistand på dugnad av disse.

Ellers ønskes det tilbakemelding fra hytteforeningens medlemmer på saker som kan være aktuelle å jobbe med.

For tilbakemelding / e-poster til hytteforeningen så benytte den adressen som står nederst på hjemmesiden: post@vindoldalen.no

Ref: Jon Moen