Årsmøte for Vindøldalen hytteforening ble avholdt ved Vårsøg Hotell, Kulturhuset lørdag 15. september 2012, kl. 1400 – 1600. Det var 10 stk. stemmeberettige medlemmer som var møtt opp.

Saker til behandling:

1. Godkjenning av innkalling
Ingen innvendinger til innkallingen

2. Konstituering av årsmøte:
Valg av ordstyrer: Bjørn Lund
Valg av møtereferent: Jon Moen
Valg av to personer til å signere protokoll: Knut Smith-Øvland og Ole Moe

3. Årsberetning
Leder Bjørn Lund leste årsberetningen.
Styret i Vindøldalen hytteforening har i perioden 2011-2012 bestått av følgende:
Leder: Bjørn A. Lund
Sekretær: Jon Moen
Kasserer: Inger Fløystad
Styremedlem: Svein Jostein Solem
Styremedlem: Paula Ranes
1. vara: Berit Rannveig Kvernberg
2. vara: Knut Smith-Øvland
3. vara: Vidar Sogge
Revisorer: Hans Jon Hansen
Alf Olav Fiske
Valgkomitè: Anders Fiske
Martinus Gausen
Liv Hjelen
Rolf Sveen ( 1. vara valgkomitè)
Gunnhild Kvendset ( 2. vara valgkomitè)

Pr. 15. september 2012 har foreningen 41 betalende medlemmer.

I løpet av styreperioden 2011- 2012 er det avholdt 5 ordinære styremøter. Møtene har vekselvis blitt arrangert på Kulturhuset (Vårsøg hotell) og på hytta til styremedlemmer.

Av saker som har vært styrebehandlet kan nevnes:

• Videre utvikling av hjemmesiden (www.vindoldalen.no). Foreningen har hatt ett samarbeid med en lokal leverandør til drift av domene og redigering av hjemmesiden. Dette samarbeidet har ikke etter styrets syn fungert tilfredsstillende. Mye av det ønskede endringsarbeidet med hjemmesiden har derfor ikke blitt gjennomført som planlagt. Styret har ved egne ressurser likevel vært i stand til å legge ut nyheter og bilder fra våre arrangementer. Foreningen står fortsatt uten avtale for drifting og utvikling av hjemmesiden.
• På den annen siden, har styret i større grad tatt i bruk de mulighetene som legger i sosiale medier. Vi har administratorrettigheter for gruppen ”Vindøldalen” på Facebook. Her legges ut informasjon om alt som kan tenkes være interessant for alle brukere av dalen. Pr. i dag er det 99 medlemmer av denne gruppen.
• Utstyrsbod ved Pebua. Surnadal kommune gav 28. oktober 2011 tillatelse til å oppføre en redskapsbod ved Pebua. Formålet var å ha mulighet til å oppbevare redskap og utstyr som hytteforeningen kunne anvende i aktiviteter. Saker ble drøftet gjennom flere styremøter. Styret har endelig besluttet at oppføring av den planlagte redskapsbu ikke vil bli gjennomføret da det sittende styret etter vurdering er usikker på nytteverdien for en slik bu i forhold til de ressurser som må legges ned for å få dette på plass.
• Oppgradering av rasteplasser. Styret har vedtatt å gå til anskaffelse av 4 ”Stavnebenker” foe utplassering langs Indre Vindøldalsvegen. Pris fore anskaffelsen er ca. kr.12.000,-. Styret har lyktes å få støtte fra Gjensidige Surnadal på kr. 6.000,- til denne anskaffelsen. Det var tiltenkt at benkene skulle utpasseres i løpet av høsten, men benkene blir ikke satt ut før våren 2013, da de først måtte bli behandlet.
• Høringssak traktorveg – Røstadbekken. Styret behandlet en høringssak fra Surnadal kommune om søknad fra en grunneier om å få etablert en traktorveg ved Røstadbekken. Styret inngav ingen innsigelser til kommunen. Etter innsigelser fra Fylkesmannen i M&R ble imidlertid søknaden avslått.
• Vindøladalsvegen – vegvedlikehold. Styret har behandlet henvendelser fra brukere av vegen der det er uttrykt bekymring ved dårligere vedlikehold av vegen den senere tid. Styret søkte kontakt med Vegnemda og entreprenør med ansvar for vedlikehold nedenfor grustaket for mer informasjon om planer vedlikehold. Styret har ikke mottatt noe avklaring på dette. Innspill fra Paul Arne Møllenhus at en fra hytteforeningen burde deltatt i Vegnemda for å kunne være med å bidra med ev. info og dugnader.
• Fellesarrangementer: i 2012 som de tidligere år, stod hytteforeningen for det årvisse arrangementet på påskeaften ved Pebua. Med usikkert værforhold i påsken gjorde nok at færre tok turen til arrangementet med skirenn til de yngste og pølsegrilling. Likevel var det ca. 50 personer som tok turen. Pølser og pølsebrød ble velvillig sponset av COOP Surnadal og Kiwi.

Nytt for året var også at hytteforeningen deltok i planlegging og gjennomføring av pinsearrangementet ved Harrangsdalsbekken (ved Kumelstoen) pinseaften 26. mai. Det ble gjennomført sammen med andre ildsjeler som har arrangert dette i flere år. Hytteforeningen bidro med innsamling av ved til bål, samt grill og grillkull. Informasjon om arrangementet ble også formidlet gjennom hjemmesiden, Facebook og plakater i dalen. Flott arrangement og fint vær. Ca. 35 personer deltok.

4. Innkomne forslag til årsmøtet.
Ingen innkomne forslag fra medlemmene.

Medlemskontingent: ingen endring fortsatt kr. 250,- pr medlem.

Styret hadde forslag til endring av vedtektene. Forslaget hadde blitt sendt ut sammen med innkalling til årsmøtet. Ordstyrer Bjørn Lund leste opp forandringene og disse ble satt under avstemning. Ingen stemte imot og de reviderte vedtektene ble vedtatt. De nye vedtektene ligger ved referatet og vil blir lagt ut på hjemmesiden så snart dette er teknisk mulig.

5. Regnskap pr 30.6.2012.
Leder gjennomgikk revisorgodkjent regnskap. Regnskapet for 2011/2012 ble godkjent av årsmøtet.

6. Forslag til budsjett og aktivitetsplan for 2012/2013
Innestående i bank pr 1.7.2012 kr. 43.453,74
Medlemsavgift kr. 12.000,00
Inntekter: kr. 54.453.74
Drift av foreningen kr. 4.000
Hjemmeside kr. 3.000
Tilskudd til aktiviteter kr. 5.000
Prosjekter kr. 15.000
Utgifter kr. 27.000
Likviditet ved regnskapsårets slutt kr. 27.453,74

Handlingsplan for Vindøldalen hytteforening 2012 / 2013

Videreføre og opprette samarbeid med lag og foreninger til nytte for hytteforeningen.
Herunder jobbe videre med rabattordninger hos bedrifter i Surnadal/Rindal.

Sørge for god kommunikasjon med medlemmene slik at drift og aktiviteter blir i henhold til medlemmenes ønske.

Videreføre planlegging og ev. iverksette bygging av redskapsbod.

Ajourføre hjemmesiden og ev. få tak en support for det tekniske

Aktiviteter:

• Samling på Påskeaften med aktiviteter
• Delta ved pinsearrangement
• Delta i Kløvvegmarsjen.
• Gjennomføre fjelltur til Vassdalen – kombinert med natursti.
• Videre utredning av Gapahuk og ev. bålplasser.

Budsjett og handlingsplan ble godkjent.

7. Valg
Leder av valgkomiteen Anders Fiske meddelte at valgkomiteen hadde ikke kandidater til et nytt styre. Avtroppende styre var alle på valg og ingen hadde sagt seg villig til å ta på en ny periode i samme posisjoner. Det var heller ingen av frammøtte medlemmene som sa seg villig til å ta på seg styreverv.

Leder la forslaget om at det blir kalt inn til et ekstraordinært årsmøte. På det ekstraordinære årsmøtet ville følgende to saker bli lagt fra.

A. Valg av et nytt styre. Valgkomiteen får i oppdrag å ta en ”ny runde” blant medlemmene om å finne kandidater til et nytt styre.

B. Dersom det ikke lar seg gjøre å få et nytt styre, vedta nedleggelse av hytteforeningen.

Årsmøtet ble avsluttet kl. 1600
Ref. Jon Moen

Godkjennelse av protokoll:
Knut Smith-Øvland
Ole Moe