Vindøldalen

Dato: 12. mai.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Svein Jostein Solem

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Paula Ranes, Inger Fløystad, Svein Jostein Solem
Forfall: Jon Moen, Knut Smit-Øvland

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

Sak nr 11/12

Gjennomgang av referat fra forrige gang og oppfølgingspunkter:

Forrige møte omhandlet primært planlegging av påskearrangementet. Derfor ingen særskilte oppfølgingspunkter fra dette styremøtet.

Medlemskontingent 2012: Inger har startet utsending av medlemsbevis forløpende til de som har betalt kontingent. Pr 12. mai har 26 medlemmer betalt. Purring blir sendt ut etter at betalingsfristen er utløpt.

Hjemmesiden/Facebook: Link til hjemmesiden www.vindoldalen.no legges også ut på facebook. Svein Jostein gis adm.rettigheter. Bilder fra Påskeaften legges ut

Ansvarlig: Inger, Jon

Sak nr 12/12

Evaluering av påskearrangement.

Arrangementet ble gjennomført i brukbart vær med ca 40 besøkende. Gjennomføringen gikk som planlagt med hensyn til utstyr, premier, mat, oppkjøring av skiløyper. Evt arrangement til neste år kan gjerne gjennomføres etter samme modell. Alle plakater om arrangementet ble tatt ned dagen etterpå.

Sak nr 13/12

Rasteplasser.

Styret ønsker å gå til innkjøp av 3-4 benker/bord som kan utplasseres langs Indre Vindøldalsveg. Kostnad pr benk ligger på ca 3000,- pr stk.  Det er fortsatt noe uavklart med aktuelle grunneiere om tillatelse. Endelig beslutning tas når dette er i orden.

Ansvarlig: Jon

Det skal søkes om støtte til innkjøp fra Gjensidige Surnadal. Dersom støtte ikke gis, bekoster hytteforeningen innkjøpet selv.

Ansvarlig: Svein Jostein

Sak nr 14/12

Pinsearrangement 2012

Det er bestemt at hytteforeningen skal bidra til et pinsearrangement lørdag 26.mai. Det skal være et samarbeid mellom hytteforeningen og Paul Arne Møllenhus/Ole Moe. Disse har de siste årene gjennomført et «uformelt» arrangement ved utløpet av Harrangsdalsbekken med grilling og bålbrenning. Hytteforeningen bidrar med informasjon til medlemmer og andre brukere av dalen, grillkull og tennvæske. Alle tar med mat og drikke selv.

Ansvarlig: Bjørn

Det kan bli aktuelt med bistand fra styret til å samle materiale til pinsebålet. Dette gjøres på pinseaften formiddag.

Ansvarlig: Alle

Det legges ut informasjon på hjemmesiden og facebook samt opphenging av plakater. Bjørn lager informasjonsskriv, Inger sender ut dette til medlemmene, Paula henger opp plakater.

Ansvarlig: Jon, Bjørn, Inger, Paula

Arrangementet starter kl 1700.

Sak nr 15/12

Eventuelt

Årsmøte 2012:
Dato for årsmøtet er satt til 15. september 2012.
Sted: Kulturhuset, Vårsøg Hotell.
Tid: 1400 – 1600
Paula reserverer møterom.

Utsending av årsmøteinnkalling må skje senest 25. august. Regnskap og budsjett skal legges ved innkallingen. Ansvarlig: Jon og Inger.

Varsel om innsending av årsmøtesaker må sendes ut tidligere. Jon sjekker tidspunkt for dette. Ansvarlig: Jon.

Økonomi:
Det er muligheter for å søke Surnadal kommune om midler til kultur og fritidsaktiviteter. Dette betinger imidlertid at foreningen er registrert i Frivillighetsregisteret. Hytteforeningen har søkt om registrering tidligere, men fikk avslag grunnet i formulering i vedtektene. Det bør fremmes som en årsmøtesak vedtektsendring om at hytteforeningen ikke kun skal arbeide for medlemmene, men for alle brukere av Vindøldalen.

Redskapsbu:
Det foreligger nå byggetillatelse for reising av en redskapsbu ved Pebua. Styret er imidlertid nå noe usikker på behovet for en slik bu, og ønsker å drøfte dette videre med aktuelle interessenter. Det gjøres derfor ingen endelig beslutning ennå om styret skal gå videre med dette arbeidet.

Neste styremøter:
Det gjennomføres et styremøte før sommerferien der oppgavene blir å planlegge og beslutte arbeidet med rasteplasser og innkjøp av benker. Dette betinger imidlertid at det er blitt gjort avklaringer med grunneiere, og at det foreligger en status med støtte fra Gjensidige Surnadal. Møtet ble berammet til 9. juni. 1600 – 1800 på hytta til Svein Jostein.

Det gjennomføres også et siste styremøte før årsmøtet den 11. august 2012. (1600-1800 på hytta til Svein Jostein). Møtet brukes til å planlegge årsmøtet; innkalling, forslag til vedtektsendring, budsjettbehandling).

Ref: Bjørn Lund

Dato: 3.2.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Kulturhuset v/ Vårsøg Hotell

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Svein Jostein Solem, Paula Ranes, Jon Moen, Knut Smit-Øvland
Forfall: Inger Fløystad – (vararepresentant Berit Rannveig Kvernberg var også varslet, men hadde ikke anledning til å delta).

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

Sak nr 01/12

Referat for styremøte 14.okt 2011.

• Sak.24/11 – Paula har snakket med Ingebrigt Røv og fått tillatelse til å bruke infotavlene for sette opp/henge opp infoskriv. Ingebrigt poengterer at det er viktig at plakater/infoskriv blir tatt ned etter endt arrangement.
• Sak 25/11 – Bjørn har laget et skriv, se sak 06/12.
• Sak 26/11 – se sak 03/12
• Sak 27/11 – Prosjekt Gapahuk – legges på is inntil videre.
• Sak 30/11 – Vurdere om møtene skal legges til lørdag istedenfor fredag. Avgjøres fra gang til gang. Møtedatoene ellers opprettholdes.

Sak nr 02/12

Hjemmesiden – status

Bjørn vil følge opp med Ruben i forhold til hvem eier hjemmesiden, og videre få tak i ”kodene” for programmering. Jon sender de linker som han fikk fra Ruben. Jon sjekker hjemmesiden og gir Ruben tilbakemelding på rettelser ang. telefonnr. og mailadresser til oss i styre.

Ansvarlig: Bjørn, Jon

Sak nr 03/12

Redskapsbu Pebua – Status

Surnadal kommune har gitt byggetillatelse av redskapsbu på 10 kvm og vil bli varslet når arbeidet igangsettes. Paul Arne Møllenhus har ordnet med en skriftlig avtale med grunneier om leie av grunn til redskapsboden.

Hva skal/kan redskapsbua brukes til i tillegg til? Hovedformål må være oppbevaring av grillutstyr og annet utstyr til bruk ved hytteforeningens arrangementer.

Beslutning at nøkkel administreres av hyttestyres medlemmer.

Det ble videre besluttet at oppføring skal skje med dugnadsinnsats og at materialer skaffes så billig som mulig. Det kan være aktuelt med sponsing fra aktuelle firma – videre at aktuelle materialrester liggende etter byggeprosesser på hytter etc.
Besluttet at Bjørn tar kontakt med sin hyttenabo Andres Fiske for å få en materiell beregning på redskapsboden.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 04/12

Høringssak traktorveg – Røstadbekken

Søknad om etablering av traktorveg ved Røstadbekken. Hytteforeningen fikk denne saken til uttalelse med kort frist (en mnd). Dette ble elektronisk saksbehandlet av medlemmene i styret. Styret gav en positiv tilbakemelding. Aktuelle hytteeiere som ville bli berørt av en eventuell etablering av veg hadde gitt positiv tilbakemelding.
Søknaden ble avslått av kommunen med sterke føringer fra Fylkesmannen. Grunneier vil ikke anke saken.

Saken reiser noen prinsipielle momenter hva hytteforeningen i slike sak bør forholde seg. Hva skal vi uttale oss i forhold til? Kanskje skal hyttestyret i framtiden benyttet seg av epost fra medlemmene i hytteforeningen som kanskje hadde kommet med et annet syn enn de hytteeierene omkring den omsøkte vegen. Det er ønskelig med en tilbakemelding fra medlemmene omkring dette.

Sak nr 05/12

Vindøldalsvegen – vedlikehold

Hyttestyret har fått henvendelse fra medlemmer i hytteforeningen og spørsmål om sikkerhet og vedlikehold på vegen fra grusuttaket ned til bommen. Hyttestyret ser det er Vegstyret som er eier av veien og at en henvendelse omkring dårlig vedlikehold og et spørsmål omkring sikkerhet må rettes til Vegstyret som i neste omgang videreformidler denne henvendelsen til fa. Mikkelsen. Fa. Mikkelsen, som tar ut grus, har ansvar for brøyting og vedlikehold på denne strekningen.

Det ble besluttet at formann Bjørn vil ta en kontakt med fa. Mikkelsen for å få info om status og planer framover.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 06/12

Medlemskontingent 2012 –infoskriv – ajourføring av medlemsliste.

Medlemskontingent for 2012 vil bli sendt ut. Betalt årskontingent vil gi medlemsrabatt på enkelte bedrifter. Viser til beskrivelse av dette på hjemmesiden.

Bjørn har laget et infoskriv til medlemmene som vil bli sendt ut sammen med referat fra siste møte. Styre bes snarest gi tilbakemelding på skrivet før utsending. Inger og Jon har jobbet med e-postadresser til medlemmene og er à jour. Inger har en oppdatert liste som vil bli sendt ut til styre. Dette vil lette kommunikasjon til medlemmene.

Ansvarlig: alle

Sak nr 06/12

Eventuelt –

Bjørn stiller spørsmålet omkring benkene som er satt ut innover dalen. Disse er meget populære og men vil etter hvert ha behov for vedlikehold. Jon tar kontakt med Lars Børset Røv om dette for å få rede på status og ev. planer. Hytteforening vil her vurdere en ev. bistand på dugnad av disse.

Ellers ønskes det tilbakemelding fra hytteforeningens medlemmer på saker som kan være aktuelle å jobbe med.

For tilbakemelding / e-poster til hytteforeningen så benytte den adressen som står nederst på hjemmesiden: post@vindoldalen.no

Ref: Jon Moen

Dato: 14.10.2011, kl. 1900
Sted: Kulturhuset v/ Vårsøg Hotell
Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Svein Jostein Solem, Paula Ranes, Jon Moen
Forfall: Inger Fløystad

Sak nr 22/2011

Gjennomgang av referat fra årsmøtet og konstituering av nytt hyttestyre.

Ny formann Bjørn Lund, ny styremedlem Paula Ranes. Fortsetter i styret, Inger Fløystad ( kasserer) Jon Moen ( sekretær) og Svein Jostein Solem (styremedlem)

Første ”bekymring” var den dårlige oppslutningen ved årsmøtet, hvor kun 4 stemmeberettige møtte opp.

Kommende styre ønsker å få ned utgiftene i forbindelse med styremøtene ved å holde disse delvis på Vårsøg hotell hvor vi kan låne lokaler gratis.

Det er sendt ut oppfordringer til medlemmene om å komme med innspill på hva hyttestyre skal holde på med. Så langt er det ikke mange innspill som er kommet.

Styret diskuterer hva som bør gjøres for å engasjere medlemmene bedre, samt å få flere tilbakemelding på hva/hvilke saker styret skal jobbe med. Ett av tiltakene som ble besluttet er at alle referat fra styret skal bli sendt ut til medlemmene.

Sak nr 23/2011

Hjemmesiden – www.vindoldalen.no Jon ”sliter” med at den som skal følge opp den tekniske utvikling av hjemmesiden ikke har tid til å hjelpe hyttestyre. Styret vurderer å få noen annen til å følge opp som har tid til å yte oss den tekniske bistand som må til for å få hjemmesiden opp til den tilstand vi ønsker den skal være. Bjørn skal sjekke ut omkring ”eierskap” til domene, videre hva som skal til for å ”eier” hjemmesiden. Den enkelte i styre må sjekke om de kjenner til noen som har kompetanse til å bistå oss med en teknisk støtte og en videreutvikling.

Ansvarlig: Bjørn, Alle i styret

Sak nr 24/2011

Når det skal iverksettes arrangement ble det enighet om at i tillegg til å legge ut informasjonen på hjemmesiden er det også behov for å sette opp plakater. Paula skal sjekke med Ingebrigt Røv i forhold til bruk av oppslagstavlene og bua ved betalingsautomaten, kan bli benyttet til oppslag.

Ansvarlig: Paula

Sak nr 25/2011

Bjørn skal lage et forslag til mailprofil som skal se litt mer proff ut. Skal sjekke litt og komme tilbake med noen forslag. Han skal også lage et forslag til skriv som skal ut til medlemmene. Tas opp i neste styremøte.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 26/2011

Det er plan om å sette opp en redskapsbod (under 10kvm) på eiendommen til Holte i nærheten av hvor påskeaftens arrangementer avholdes. Bjørn skal avklare med Paul Arne Møllenhus i forhold til ev. en skriftlig avtale omkring leie av grunn til ”utstyrsboden” på Pebua. Viktig at det blir en skriftlig avtale i forhold til framtiden.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 27/2011

Prosjektet Gapahus legges inntilvidere på is. Styret vil jobbe videre med bålplass, med avklaring med Utmarkslaget i forhold til plassering og drift. Jon avklarte med Ingebrigt Røv (form. I Utmarkslaget) om et møte omkring dette og andre fellesnevnere. Dette følges opp av Bjørn som skal ha et møte med Utmarkslaget.

Ansvarlig: Bjørn

Sak nr 27/2011

Diskusjon omkring hvilke aktiviteter som styret skal jobbe med. Det ble besluttet at det skal være påskeaften, et arrangement som etter hvert har blitt litt tradisjon og positivt.

Videre ønsker hyttestyret å få pinsearrangementet under vingene til hytteforeningen. Så langt har Paul Arne Møllenhus og Ole Moe vært initiativtakerne. Pinseaften 2012 er 26.mai

På høsten er det ønskelig med en fjelltur og vi landet da på en tur til Vassdalen med ev. innlagt natursti. Årets tur gikk i vasken.

Sak nr 27/2011

Jon – Inger avstemmer e-postaderesser til medlemmene. Hensikt at det blir enklere å sende ut informasjon og referater til medlemmene ( styret vil spare porto). Ønskelig at medlemmer som skifter e-postadresser varsler ifra til styret for oppdatering av adresselistene.

Ansvarlig: Inger og Jon

Sak nr 28/2011

Møteoversikt:
3.2.2012
16.3.2012 – tema planlegging av påskeaften
30.3.2012 – Fokus på påskeaften. Påskeaften 2012 er 7. april
4. 5.2012

Det er møteplikt til styremøtene for hyttestyret. Dersom det er forfall må det sørge for innkalling av varamedlemmene til møtene. Generelt bør varamedlemmene gis anledning til å delta på møtene som observatører.

Sak nr 29/2011

En obs til valgkomiteen at neste års styre hvor alle er på valg.

Neste styremøte 3. februar 2012 kl. 1900 ved Vårsøg hotell.

Ref: Jon Moen