Referat fra årsmøte 2012

Vindøldalen Posted on by

Årsmøte for Vindøldalen hytteforening ble avholdt ved Vårsøg Hotell, Kulturhuset lørdag 15. september 2012, kl. 1400 – 1600. Det var 10 stk. stemmeberettige medlemmer som var møtt opp.

Saker til behandling:

1. Godkjenning av innkalling
Ingen innvendinger til innkallingen

2. Konstituering av årsmøte:
Valg av ordstyrer: Bjørn Lund
Valg av møtereferent: Jon Moen
Valg av to personer til å signere protokoll: Knut Smith-Øvland og Ole Moe

3. Årsberetning
Leder Bjørn Lund leste årsberetningen.
Styret i Vindøldalen hytteforening har i perioden 2011-2012 bestått av følgende:
Leder: Bjørn A. Lund
Sekretær: Jon Moen
Kasserer: Inger Fløystad
Styremedlem: Svein Jostein Solem
Styremedlem: Paula Ranes
1. vara: Berit Rannveig Kvernberg
2. vara: Knut Smith-Øvland
3. vara: Vidar Sogge
Revisorer: Hans Jon Hansen
Alf Olav Fiske
Valgkomitè: Anders Fiske
Martinus Gausen
Liv Hjelen
Rolf Sveen ( 1. vara valgkomitè)
Gunnhild Kvendset ( 2. vara valgkomitè)

Pr. 15. september 2012 har foreningen 41 betalende medlemmer.

I løpet av styreperioden 2011- 2012 er det avholdt 5 ordinære styremøter. Møtene har vekselvis blitt arrangert på Kulturhuset (Vårsøg hotell) og på hytta til styremedlemmer.

Av saker som har vært styrebehandlet kan nevnes:

  • Videre utvikling av hjemmesiden (www.vindoldalen.no). Foreningen har hatt ett samarbeid med en lokal leverandør til drift av domene og redigering av hjemmesiden. Dette samarbeidet har ikke etter styrets syn fungert tilfredsstillende. Mye av det ønskede endringsarbeidet med hjemmesiden har derfor ikke blitt gjennomført som planlagt. Styret har ved egne ressurser likevel vært i stand til å legge ut nyheter og bilder fra våre arrangementer. Foreningen står fortsatt uten avtale for drifting og utvikling av hjemmesiden.
  • På den annen siden, har styret i større grad tatt i bruk de mulighetene som legger i sosiale medier. Vi har administratorrettigheter for gruppen ”Vindøldalen” på Facebook. Her legges ut informasjon om alt som kan tenkes være interessant for alle brukere av dalen. Pr. i dag er det 99 medlemmer av denne gruppen.
  • Utstyrsbod ved Pebua. Surnadal kommune gav 28. oktober 2011 tillatelse til å oppføre en redskapsbod ved Pebua. Formålet var å ha mulighet til å oppbevare redskap og utstyr som hytteforeningen kunne anvende i aktiviteter. Saker ble drøftet gjennom flere styremøter. Styret har endelig besluttet at oppføring av den planlagte redskapsbu ikke vil bli gjennomføret da det sittende styret etter vurdering er usikker på nytteverdien for en slik bu i forhold til de ressurser som må legges ned for å få dette på plass.
  • Oppgradering av rasteplasser. Styret har vedtatt å gå til anskaffelse av 4 ”Stavnebenker” foe utplassering langs Indre Vindøldalsvegen. Pris fore anskaffelsen er ca. kr.12.000,-. Styret har lyktes å få støtte fra Gjensidige Surnadal på kr. 6.000,- til denne anskaffelsen. Det var tiltenkt at benkene skulle utpasseres i løpet av høsten, men benkene blir ikke satt ut før våren 2013, da de først måtte bli behandlet.
  • Høringssak traktorveg – Røstadbekken. Styret behandlet en høringssak fra Surnadal kommune om søknad fra en grunneier om å få etablert en traktorveg ved Røstadbekken. Styret inngav ingen innsigelser til kommunen. Etter innsigelser fra Fylkesmannen i M&R ble imidlertid søknaden avslått.
  • Vindøladalsvegen – vegvedlikehold. Styret har behandlet henvendelser fra brukere av vegen der det er uttrykt bekymring ved dårligere vedlikehold av vegen den senere tid. Styret søkte kontakt med Vegnemda og entreprenør med ansvar for vedlikehold nedenfor grustaket for mer informasjon om planer vedlikehold. Styret har ikke mottatt noe avklaring på dette. Innspill fra Paul Arne Møllenhus at en fra hytteforeningen burde deltatt i Vegnemda for å kunne være med å bidra med ev. info og dugnader.
  • Fellesarrangementer: i 2012 som de tidligere år, stod hytteforeningen for det årvisse arrangementet på påskeaften ved Pebua. Med usikkert værforhold i påsken gjorde nok at færre tok turen til arrangementet med skirenn til de yngste og pølsegrilling. Likevel var det ca. 50 personer som tok turen. Pølser og pølsebrød ble velvillig sponset av COOP Surnadal og Kiwi.

Nytt for året var også at hytteforeningen deltok i planlegging og gjennomføring av pinsearrangementet ved Harrangsdalsbekken (ved Kumelstoen) pinseaften 26. mai. Det ble gjennomført sammen med andre ildsjeler som har arrangert dette i flere år. Hytteforeningen bidro med innsamling av ved til bål, samt grill og grillkull. Informasjon om arrangementet ble også formidlet gjennom hjemmesiden, Facebook og plakater i dalen. Flott arrangement og fint vær. Ca. 35 personer deltok.

4. Innkomne forslag til årsmøtet.
Ingen innkomne forslag fra medlemmene.

Medlemskontingent: ingen endring fortsatt kr. 250,- pr medlem.

Styret hadde forslag til endring av vedtektene. Forslaget hadde blitt sendt ut sammen med innkalling til årsmøtet. Ordstyrer Bjørn Lund leste opp forandringene og disse ble satt under avstemning. Ingen stemte imot og de reviderte vedtektene ble vedtatt. De nye vedtektene ligger ved referatet og vil blir lagt ut på hjemmesiden så snart dette er teknisk mulig.

5. Regnskap pr 30.6.2012.
Leder gjennomgikk revisorgodkjent regnskap. Regnskapet for 2011/2012 ble godkjent av årsmøtet.

6. Forslag til budsjett og aktivitetsplan for 2012/2013
Innestående i bank pr 1.7.2012 kr. 43.453,74
Medlemsavgift kr. 12.000,00
Inntekter: kr. 54.453.74
Drift av foreningen kr. 4.000
Hjemmeside kr. 3.000
Tilskudd til aktiviteter kr. 5.000
Prosjekter kr. 15.000
Utgifter kr. 27.000
Likviditet ved regnskapsårets slutt kr. 27.453,74

Handlingsplan for Vindøldalen hytteforening 2012 / 2013

Videreføre og opprette samarbeid med lag og foreninger til nytte for hytteforeningen.
Herunder jobbe videre med rabattordninger hos bedrifter i Surnadal/Rindal.

Sørge for god kommunikasjon med medlemmene slik at drift og aktiviteter blir i henhold til medlemmenes ønske.

Videreføre planlegging og ev. iverksette bygging av redskapsbod.

Ajourføre hjemmesiden og ev. få tak en support for det tekniske

Aktiviteter:

  • Samling på Påskeaften med aktiviteter
  • Delta ved pinsearrangement
  • Delta i Kløvvegmarsjen.
  • Gjennomføre fjelltur til Vassdalen – kombinert med natursti.
  • Videre utredning av Gapahuk og ev. bålplasser.

Budsjett og handlingsplan ble godkjent.

7. Valg
Leder av valgkomiteen Anders Fiske meddelte at valgkomiteen hadde ikke kandidater til et nytt styre. Avtroppende styre var alle på valg og ingen hadde sagt seg villig til å ta på en ny periode i samme posisjoner. Det var heller ingen av frammøtte medlemmene som sa seg villig til å ta på seg styreverv.

Leder la forslaget om at det blir kalt inn til et ekstraordinært årsmøte. På det ekstraordinære årsmøtet ville følgende to saker bli lagt fra.

A. Valg av et nytt styre. Valgkomiteen får i oppdrag å ta en ”ny runde” blant medlemmene om å finne kandidater til et nytt styre.

B. Dersom det ikke lar seg gjøre å få et nytt styre, vedta nedleggelse av hytteforeningen.

 

Årsmøtet ble avsluttet kl. 1600
Ref. Jon Moen

Godkjennelse av protokoll:
Knut Smith-Øvland
Ole Moe

Årsmøte 2012, lørdag 15. september, kl.1400 – Kulturhuset, Vårsøg Hotell

Vindøldalen Posted on by

Innkalling til årsmøte i Vindøldalen Hytteforening ved Kutlurhuset, Vårsøg hotell den 15.september, kl. 1400 – 1600

Saker til behandling må være styret i hende innen den 1. juli.

Saker til behandling sendes til Bjørn Lund, Carl W. Ianssens Veg 5, 7027 Trondheim, eller på mail: bjorn.andreas.lund@ntebb.no
Egen innkalling vil bli sendt ut kort tid forut for årsmøtet.

For Vindøldalen Hytteforening
Jon Moen
sekr

Tilbud fra naturfotograf Lars Andreas Dybvik om kjøp av bilder til reduserte priser

Vindøldalen Posted on by

Vi har mottat en henvendelse fra naturfotorgaf Lars Andreas Dybvik med tilbud til hytteeiere i Vindøldalen. Han har tatt et flott panoramabilde av Fruhøtta i vårprakt, og ønsker å tilby dette som veggbilde til oss. Du kan lese mer om Dybvik på hans hjemmeside www.uskarp.no, og bildet av Fruhøtta ser du i denne blogposten hans http://uskarp.no/blog/panoramafolelser/.

Vi får 20% rabatt på dette bildet, ut fra hans vanlige priser. Et panoramabilde på lerret ferdig med oppheng i 38x88cm koster 1680kr (mot 2100kr). På premium fotopapir vil bildet i størrelse 40×92 koste 1120kr (mot 1400kr). Mindre alternativer er ikke aktuelt på lerret, men på fotopapir kan bildet også kjøpes i størrelse 26x60cm, og koster da 720kr (mot 900kr).
Bildene på fotopapir må du selv ramme inn. For tilbud på andre størrelser, ta gjerne kontakt med fotografen.

Adresse
Lars Andreas Dybvik
Nordre Hallsetveg 72c
7023 Trondheim
kaffelars@uskarp.no

www.uskarp.no

Pinseaften 26. mai 2012 – kl. 1700 bålbrenning og grilling ved Harrangsdalbekken

Vindøldalen Posted on by

Pinseaften 2012

Vindøldalen hytteforening ønsker å invitere alle små og store brukere av Vindøldalen til bålbrenning og grilling pinseaften, lørdag 26. mai 2012.

Vi tenner opp grillene til kl 1700 og alle tar med det de ønsker av grillmat og drikke selv.

Vi møtes ved utløpet av Harrangsdalsbekken og holder på så lenge vi ønsker. (Stien vil bli bli skiltet)
Vel møtt!

Referat fra styremøte 12. mai 2012

Vindøldalen Posted on by

Dato: 12. mai.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Svein Jostein Solem

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Paula Ranes, Inger Fløystad, Svein Jostein Solem
Forfall: Jon Moen, Knut Smit-Øvland

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

 

Sak nr 11/12

Gjennomgang av referat fra forrige gang og oppfølgingspunkter:

Forrige møte omhandlet primært planlegging av påskearrangementet. Derfor ingen særskilte oppfølgingspunkter fra dette styremøtet.

Medlemskontingent 2012: Inger har startet utsending av medlemsbevis forløpende til de som har betalt kontingent. Pr 12. mai har 26 medlemmer betalt. Purring blir sendt ut etter at betalingsfristen er utløpt.

Hjemmesiden/Facebook: Link til hjemmesiden www.vindoldalen.no legges også ut på facebook. Svein Jostein gis adm.rettigheter. Bilder fra Påskeaften legges ut

Ansvarlig: Inger, Jon

 

Sak nr 12/12

Evaluering av påskearrangement.

Arrangementet ble gjennomført i brukbart vær med ca 40 besøkende. Gjennomføringen gikk som planlagt med hensyn til utstyr, premier, mat, oppkjøring av skiløyper. Evt arrangement til neste år kan gjerne gjennomføres etter samme modell. Alle plakater om arrangementet ble tatt ned dagen etterpå.

 

Sak nr 13/12

Rasteplasser.

Styret ønsker å gå til innkjøp av 3-4 benker/bord som kan utplasseres langs Indre Vindøldalsveg. Kostnad pr benk ligger på ca 3000,- pr stk.  Det er fortsatt noe uavklart med aktuelle grunneiere om tillatelse. Endelig beslutning tas når dette er i orden.

Ansvarlig: Jon

Det skal søkes om støtte til innkjøp fra Gjensidige Surnadal. Dersom støtte ikke gis, bekoster hytteforeningen innkjøpet selv.

Ansvarlig: Svein Jostein

 

Sak nr 14/12

Pinsearrangement 2012

Det er bestemt at hytteforeningen skal bidra til et pinsearrangement lørdag 26.mai. Det skal være et samarbeid mellom hytteforeningen og Paul Arne Møllenhus/Ole Moe. Disse har de siste årene gjennomført et «uformelt» arrangement ved utløpet av Harrangsdalsbekken med grilling og bålbrenning. Hytteforeningen bidrar med informasjon til medlemmer og andre brukere av dalen, grillkull og tennvæske. Alle tar med mat og drikke selv.

Ansvarlig: Bjørn

Det kan bli aktuelt med bistand fra styret til å samle materiale til pinsebålet. Dette gjøres på pinseaften formiddag.

Ansvarlig: Alle

Det legges ut informasjon på hjemmesiden og facebook samt opphenging av plakater. Bjørn lager informasjonsskriv, Inger sender ut dette til medlemmene, Paula henger opp plakater.

Ansvarlig: Jon, Bjørn, Inger, Paula

Arrangementet starter kl 1700.

 

Sak nr 15/12

Eventuelt

Årsmøte 2012:
Dato for årsmøtet er satt til 15. september 2012.
Sted: Kulturhuset, Vårsøg Hotell.
Tid: 1400 – 1600
Paula reserverer møterom.

Utsending av årsmøteinnkalling må skje senest 25. august. Regnskap og budsjett skal legges ved innkallingen. Ansvarlig: Jon og Inger.

Varsel om innsending av årsmøtesaker må sendes ut tidligere. Jon sjekker tidspunkt for dette. Ansvarlig: Jon.

Økonomi:
Det er muligheter for å søke Surnadal kommune om midler til kultur og fritidsaktiviteter. Dette betinger imidlertid at foreningen er registrert i Frivillighetsregisteret. Hytteforeningen har søkt om registrering tidligere, men fikk avslag grunnet i formulering i vedtektene. Det bør fremmes som en årsmøtesak vedtektsendring om at hytteforeningen ikke kun skal arbeide for medlemmene, men for alle brukere av Vindøldalen.

Redskapsbu:
Det foreligger nå byggetillatelse for reising av en redskapsbu ved Pebua. Styret er imidlertid nå noe usikker på behovet for en slik bu, og ønsker å drøfte dette videre med aktuelle interessenter. Det gjøres derfor ingen endelig beslutning ennå om styret skal gå videre med dette arbeidet.

Neste styremøter:
Det gjennomføres et styremøte før sommerferien der oppgavene blir å planlegge og beslutte arbeidet med rasteplasser og innkjøp av benker. Dette betinger imidlertid at det er blitt gjort avklaringer med grunneiere, og at det foreligger en status med støtte fra Gjensidige Surnadal. Møtet ble berammet til 9. juni. 1600 – 1800 på hytta til Svein Jostein.

Det gjennomføres også et siste styremøte før årsmøtet den 11. august 2012. (1600-1800 på hytta til Svein Jostein). Møtet brukes til å planlegge årsmøtet; innkalling, forslag til vedtektsendring, budsjettbehandling).

 

Ref: Bjørn Lund

Påskeaften – grilling og skigåing ved Pebua i år også

Vindøldalen Posted on by

Vindøldalen Hytteforening arrangerer også i år, grilling og skigåing ved Pebua.

Sted: Pebua (som sist)
Tid : Påskeaften 7.april Kl.13.00

Hytteforeningen ordner med griller, pølser og pølsebrød til alle. Grillene kan også brukes til medbrakt mat.

Drikke må den enkelte selv ta med.

Det vil bli konkurranse for de yngste, med premier og medaljer.

Møt opp til en hyggelig påske-sammenkomst.

Hilsen styret
Vindøldalen Hytteforening.

Ps. Værforbehold

Referat fra styremøte 3. februar 2012

Vindøldalen Posted on by

Dato: 3.2.2012, kl. 1600 – 1800
Sted: Kulturhuset v/ Vårsøg Hotell

Tilstede: Bjørn Andreas Lund, Svein Jostein Solem, Paula Ranes, Jon Moen, Knut Smit-Øvland
Forfall: Inger Fløystad – (vararepresentant Berit Rannveig Kvernberg var også varslet, men hadde ikke anledning til å delta).

Åpning av møtet og godkjenning av sakslisten.

 

Sak nr 01/12

Referat for styremøte 14.okt 2011.

  • Sak.24/11 – Paula har snakket med Ingebrigt Røv og fått tillatelse til å bruke infotavlene for sette opp/henge opp infoskriv. Ingebrigt poengterer at det er viktig at plakater/infoskriv blir tatt ned etter endt arrangement.
  • Sak 25/11 – Bjørn har laget et skriv, se sak 06/12.
  • Sak 26/11 – se sak 03/12
  • Sak 27/11 – Prosjekt Gapahuk – legges på is inntil videre.
  • Sak 30/11 – Vurdere om møtene skal legges til lørdag istedenfor fredag. Avgjøres fra gang til gang. Møtedatoene ellers opprettholdes.

 

Sak nr 02/12

Hjemmesiden – status

Bjørn vil følge opp med Ruben i forhold til hvem eier hjemmesiden, og videre få tak i ”kodene” for programmering. Jon sender de linker som han fikk fra Ruben. Jon sjekker hjemmesiden og gir Ruben tilbakemelding på rettelser ang. telefonnr. og mailadresser til oss i styre.

Ansvarlig: Bjørn, Jon

 

Sak nr 03/12

Redskapsbu Pebua – Status

Surnadal kommune har gitt byggetillatelse av redskapsbu på 10 kvm og vil bli varslet når arbeidet igangsettes. Paul Arne Møllenhus har ordnet med en skriftlig avtale med grunneier om leie av grunn til redskapsboden.

Hva skal/kan redskapsbua brukes til i tillegg til? Hovedformål må være oppbevaring av grillutstyr og annet utstyr til bruk ved hytteforeningens arrangementer.

Beslutning at nøkkel administreres av hyttestyres medlemmer.

Det ble videre besluttet at oppføring skal skje med dugnadsinnsats og at materialer skaffes så billig som mulig. Det kan være aktuelt med sponsing fra aktuelle firma – videre at aktuelle materialrester liggende etter byggeprosesser på hytter etc.
Besluttet at Bjørn tar kontakt med sin hyttenabo Andres Fiske for å få en materiell beregning på redskapsboden.

Ansvarlig: Bjørn

 

Sak nr 04/12

Høringssak traktorveg – Røstadbekken

Søknad om etablering av traktorveg ved Røstadbekken. Hytteforeningen fikk denne saken til uttalelse med kort frist (en mnd). Dette ble elektronisk saksbehandlet av medlemmene i styret. Styret gav en positiv tilbakemelding. Aktuelle hytteeiere som ville bli berørt av en eventuell etablering av veg hadde gitt positiv tilbakemelding.
Søknaden ble avslått av kommunen med sterke føringer fra Fylkesmannen. Grunneier vil ikke anke saken.

Saken reiser noen prinsipielle momenter hva hytteforeningen i slike sak bør forholde seg. Hva skal vi uttale oss i forhold til? Kanskje skal hyttestyret i framtiden benyttet seg av epost fra medlemmene i hytteforeningen som kanskje hadde kommet med et annet syn enn de hytteeierene omkring den omsøkte vegen. Det er ønskelig med en tilbakemelding fra medlemmene omkring dette.

 

Sak nr 05/12

Vindøldalsvegen – vedlikehold

Hyttestyret har fått henvendelse fra medlemmer i hytteforeningen og spørsmål om sikkerhet og vedlikehold på vegen fra grusuttaket ned til bommen. Hyttestyret ser det er Vegstyret som er eier av veien og at en henvendelse omkring dårlig vedlikehold og et spørsmål omkring sikkerhet må rettes til Vegstyret som i neste omgang videreformidler denne henvendelsen til fa. Mikkelsen. Fa. Mikkelsen, som tar ut grus, har ansvar for brøyting og vedlikehold på denne strekningen.

Det ble besluttet at formann Bjørn vil ta en kontakt med fa. Mikkelsen for å få info om status og planer framover.

Ansvarlig: Bjørn

 

Sak nr 06/12

Medlemskontingent 2012 –infoskriv – ajourføring av medlemsliste.

Medlemskontingent for 2012 vil bli sendt ut. Betalt årskontingent vil gi medlemsrabatt på enkelte bedrifter. Viser til beskrivelse av dette på hjemmesiden.

Bjørn har laget et infoskriv til medlemmene som vil bli sendt ut sammen med referat fra siste møte. Styre bes snarest gi tilbakemelding på skrivet før utsending. Inger og Jon har jobbet med e-postadresser til medlemmene og er à jour. Inger har en oppdatert liste som vil bli sendt ut til styre. Dette vil lette kommunikasjon til medlemmene.

Ansvarlig: alle

 

Sak nr 06/12

Eventuelt –

Bjørn stiller spørsmålet omkring benkene som er satt ut innover dalen. Disse er meget populære og men vil etter hvert ha behov for vedlikehold. Jon tar kontakt med Lars Børset Røv om dette for å få rede på status og ev. planer. Hytteforening vil her vurdere en ev. bistand på dugnad av disse.

Ellers ønskes det tilbakemelding fra hytteforeningens medlemmer på saker som kan være aktuelle å jobbe med.

For tilbakemelding / e-poster til hytteforeningen så benytte den adressen som står nederst på hjemmesiden: post@vindoldalen.no

 

Ref: Jon Moen